08-05-2020
Khi xuất khẩu hay nhập khẩu một loại hàng hóa cũng đều cần có một bộ chứng từ để làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi thường. Bộ chứng từ nhập khẩu và bộ chứng từ xuất khẩu nhìn chung là gần giống nhau nhưng có một số chứng từ riêng. Có những chứng từ do phía xuất khẩu làm (Invoice, Packing List, C/O…), hay do người nhập khẩu làm (L/C), hoặc cả 2 bên làm (hợp đồng, tờ khai)… Do vậy, tùy vào vai trò bạn là người bán hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị chứng từ có khác nhau.
.jpg)
Là những loại chứng từ luôn luôn được yêu cầu trong quá trình xuất nhập khẩu với gần như các lô hàng. Dưới đây là các chứng từ bắt buộc:
1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract): là sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán, bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận. Hợp đồng bao gồm các nội dung như: thông tin về bên mua và bên bán, thông tin về hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán,...
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng thảo ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng.
3. Vận đơn (Bill of Lading): là chứng từ vận chuyển do người vận chuyển đường biển lập ra hoặc do đại diện của họ lập, kí và giao cho người giao hàng hoặc chủ hàng để vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng giữa người mua và người bán.
4. Tờ khai hải quan (Customs declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.
5. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list): nó mô tả chi tiết nội dung lô hàng và thông thường không bao gồm giá trị lô hàng.
Các chứng từ này có thể có hoặc không tùy thuộc vào trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.
1. Thư tín dụng (Letter of Credit): là một bức thư do ngân hàng đại diện của người nhập khẩu lập ra theo yêu cầu của người nhập khẩu cam kết sẽ trả một số tiền nhất định cho người xuất khẩu tại một thời điểm cụ thể, nếu người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ thanh toán phù hợp với các điều khoản được nêu trong thư tín dụng.
2. Chứng thư bảo hiểm (Insurance Certificate): chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thảo thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm.
Chứng thư bảo hiểm bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng, mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí. Do đó, chứng từ này có thể có hoặc không tùy thuộc vào có sự xuất hiện của hợp đồng hay không.
3. Chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế.
4. Chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.
Ngoài ra, còn có một số loại chứng từ khác như giấy chứng nhận chất lượng, chứng nhận kiểm định, chứng nhận vệ sinh, chứng nhận hun trùng và giấy yêu cầu nhập khẩu của Bộ (đối với các hàng hóa nằm trong danh mục phải có giấy phép).
Với mỗi loại hàng hóa hay các điều khoản hợp đồng khác nhau mà bộ chứng từ xuất nhập khẩu đối với từng trường hợp có sự khác biệt. Nhưng vẫn phải có các loại chứng từ bắt buộc như hợp đồng, hóa đơn, B/L...
